COLUMNコラム

Vol.1「テレワークを導入する前に知っておきたいポイント！」では、テレワークの基礎知識についてお伝えしました。多くのメリットをもたらすテレワークですが、『よし！うちもテレワークを導入するぞ！』と決めても、事前の準備が不十分でかけ声倒れになってしまうことも…。

テレワークを成功させる一番のコツは、導入前の準備です。もっとも時間がかかるところではありますが、ここをしっかり押さえていけばテレワークを効果的に進めることができます。何から始めていけばよいか、どこから手をつけたらよいかと悩んでいらっしゃる方は必見です。テレワークを成功へと導くためのステップについて、一緒に学んでいきましょう！

あなたはテレワークを導入して何を実現させたいと思っていますか？

「生産性の向上」「残業時間の削減」「従業員のワークライフバランスの改善」「コストの削減」など、Vol.1でもお伝えしたとおり、テレワークにはさまざまな効果がありますが、自社にどういう目的でテレワークを導入しようと考えたか、実現させたい理想のビジョンをハッキリとさせましょう。

よくある失敗は、「なんとなく良さそう」とさまざまなツールを導入することから始めてしまったパターンです。先ほど確認したように、現場の状況を無視し、ビジョンもなくやみくもにツールを導入してしまうと、せっかくのテレワーク制度が機能しないどころか、むしろ足かせになってしまいます。ツールの導入は、「何をしたいか」を起点にして考えていきましょう。

テレワークは、極論を言うとテレワークをする従業員とその上司の間でテレワーク実施の合意ができていればすぐにでも実施できます。しかし、当人同士の合意形成だけでは、様々な問題が起こる可能性があります。

企業としてテレワークを円滑に推進するためには、経営トップを中心に企業の経営方針に携わる経営企画部門、就業規則や人事評価制度などに携わる人事・労務部門、ICT環境などを管理する情報通信部門など、全部門を巻き込んでのプロジェクトチームを立ち上げ、推進の体制構築と共通認識の形成が必要となります。

プロジェクトチーム内でテレワーク導入の基本方針（テレワーク・ポリシー）を明確化していきます。

策定した基本方針に基づいて、プロジェクトチーム内でワークフローやビジネスプロセスの分析、見直しをしていきます。各部署の現状と今後の検討事項を確認しましょう。

現状の把握をせずにテレワーク制度を設計したことで、『そもそもテレワーク自体が現場には必要がなかったので制度だけが形骸化してしまった』『現場を無視した導入で結果的に業務が混乱してしまった』という失敗例は多数の企業で見受けられます。

机上の空論で終わらないように、それぞれの現場の“いまの働き方と制度”を熟知して、人事制度の見直しや企業風土の変革など根本的な部分の改革も含めて、テレワークの検討を進めることが大切です。

基本方針策定や現状把握が終わったらいよいよ社内でテレワーク導入についての認識を共有し、合意を形成する段階です。

こうして相互にテレワークに対する理解が深まり、効果的に導入を進めることができるようになります。

テレワークの実施範囲の検討や就業規則などの見直しをはじめ、テレワークを導入する際に必要となるルールを策定します。
同時に自社のICT環境の確認と導入するテレワークに必要な具体的なシステムやツールの選択・導入をします。
詳しくはVol.3「テレワークの導入方法② 導入担当者必見！社内ルールの作り方」、Vol.4 「初心者でもできる！ テレワークのためのシステム環境づくり」をご覧ください。

本格的な導入の前に試行期間を設け、効果の検証をしましょう。試行期間は、少なくとも3ヶ月以上を設定し、評価を実施、改善点をチェックします。評価には量的評価と質的評価があります。

調査方法は、アンケート調査、ヒアリング・グループインタビュー等が考えられます。導入目的と照らし合わせて、テレワーク導入に対する本人の評価、上司・同僚の評価、チームの評価を行い、導入効果の測定およびうまくいかなかった点についての理由や背景も把握するようにしましょう。 先に決定した社内ルールなどについても併せて確認し、現状のまま継続する、規模を縮小して継続する、部門拡大して継続するなどを検討した上、定期的にP（Plan計画）→D（Do実行）→C（Check評価）→A（Action改善）サイクルを回します。