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COLUMNコラム

もっとわかりやすく!テレワークからはじめる働き方改革 Vol.3 テレワークの導入方法② 導入担当者必見!社内ルールの作り方

テレワーク成功の鍵を握るルールづくり

テレワークの実施を踏まえた就業規則や評価制度などを見直し・検討することが、テレワークの導入を成功させる大きなポイントとなります。今回は、NTTテクノクロスの導入事例も紹介しながら、社内のルールづくりについて学んでいきましょう!

ルールづくり①
~対象者と対象業務の選定~

STEP1:対象者の選定
将来的にはすべての従業員が希望すればテレワークができる状態にすることが理想ですが、最初のトライアル期間では効果検証がしやすいように対象者を絞った形で進めるのが有効です。
テレワークを認めている部門・職種とその制限の内訳
STEP2:対象業務の選定
対象業務を絞る際のポイントは、『どんな業務をテレワークの対象とするか』です。まずは業務全体の「洗い出し」を行い、テレワークを導入しやすい業務と導入しにくい業務を分けてみましょう。
業務の洗い出しのチェックポイント
洗い出しが終わったら、対象業務を(1)現状で実施できる業務(2)いまは実施できない業務(3)実施できない業務に整理します。
対象業務の整理
現状で実施できる業務からトライアルをスタートさせ、社内やテレワーク実施者から徐々に出てくる課題やニーズに対し、対応・解決できるツールを導入する流れにするとスムーズです。

NTTテクノクロスの場合

NTTテクノクロスの場合
NTTテクノクロスでは、2016年から在宅勤務やモバイルワークなど、テレワークを活用した柔軟な働き方を積極的に推進しています。詳しくはこちらをご覧ください。
業務例
提案書や見積書などの資料作成
開発業務等の事前検証
資料・ソースコードの机上レビューや成果物チェック
実施必須のWEB上の研修

コラム テレワークによる実施業務
STEP3:テレワークの頻度
テレワーク導入の初期段階では、実施日数の頻度を少なめに設定した方が社内の制度やルールを大幅に変更する必要がなく、また、上司や同僚とのコミュニケーション上の課題を比較的感じずに実施ができます。導入後の評価や課題の解決した後に、テレワークの実施日数を少しずつ増やしていきましょう。
テレワークの1カ月の平均的な実施頻度

ルールづくり②
~労務管理~

STEP1:労働基準法の適用
どんなテレワークの形態を選択する場合でもあらかじめ就業規則などにテレワーク勤務に関する規定を設けることが必要です。
1. 労働条件の明示
事業主は労働契約締結に際し、就業場所を明示する必要があります。(労働基準法施行規則5条2項)在宅勤務の場合には、就業場所として従業員の自宅を明示します。
2. 労働時間の把握
使用者は、労働時間の適正な管理のために、従業員の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、記録する必要があります。(労働時間の適正な把握のために使用者が高ずべき措置に関する基準・平成13.4.6基発第399号)通常の労働時間制やフレックスタイム制のほかに、一定の要件を満たせば、事業場外みなし労働時間制、専門業務型裁量労働制、企画業務型裁量労働制も活用できます。
3. 業績評価・人事管理等の扱い
テレワークをする従業員の評価や人事について、会社へ出社する従業員と異なる制度を用いる場合は、その取扱い内容を説明しておく必要があります。その際には就業規則の変更手続きも必要です。(労働基準法89条2)
4. 通信費・情報通信機器等の費用負担
テレワークでは電話やパソコンなどの情報通信機器や使用する際の通信費等のほか、光熱費や備品購入費などの必要経費も発生します。従業員に負担させる場合には、就業規則への明記が必要です。
5. 社内教育の取扱い
テレワークを実施する従業員に社内教育や研修を別途求める場合、就業規則に規定が必要です。
STEP2:実施の申請と承認
テレワーク実施の申請と承認は、下記のようなプロセスで行うことが考えられます。自社の現状に即した手順を考えてみましょう。
テレワーク実施の申請と承認
STEP3:労働管理方法
テレワーク時は会社へ出勤する勤務とは異なる環境で業務を行うため、労働時間や業務の管理方法についてルールを決めておくことが大切です。
1. 勤怠管理
始業・終業時刻の報告とその記録方法をあらかじめ決定しておきましょう。
〈勤怠管理の方法例〉
Eメール
電話
勤怠管理ツール
業務中は常時通信可能な状態にする
2. 業務管理
テレワークの懸案事項のひとつとして、同僚や上長とのコミュニケーションがあります。テレワーク実施者の業務遂行状況の把握や担当業務の進捗状況を周囲と共有できるようにしましょう。
〈業務管理の方法例〉
タスク管理ツール等を利用し、業務の従事時間や実施した仕事の可視化、従業員間での情報共有ができるようにする
ワークフローシステムを利用し、業務の流れを効率化する
STEP4:その他
テレワーク時の健康管理対策や作業環境の整備も見落としてはいけません。労働安全衛生法に則って、安全衛生教育や定期健康診断などの実施のほか、健康上の相談をする窓口を決めるなど、テレワーク従事者が健康で安全に業務にあたれるように留意しましょう。また通常の就業者と同様に、テレワークの形態に限らず、テレワーク実施者も労災保険の適用が認められます。

ルールづくり③
~導入のための教育・研修~

ルールづくり①と②ができあがったら、テレワーク実施前のガイダンスとして、テレワーク実施者だけでなく、上司や同僚も含めた教育や研修の機会を設けましょう。テレワークの目的や必要性を説明し、規定したテレワーク時の体制やルールを確認していきます。

NTTテクノクロスの場合

NTTテクノクロスの場合
現在、NTTテクノクロスが在宅勤務制度で制定しているルールをご紹介します。
項目 観点
対象者 在宅勤務を行うことを希望して申し出た者のうち、在宅での業務遂行が可能と認められた社員
※妊娠・育児・介護中、生理により業務困難な社員及び短時間フレックス勤務者を含む
※役員等、日々雇い入れられる者及び試用期間中の者を除く
申出単位 個人
エントリー 開始しようとする前週末までに「在宅勤務認定(変更・停止)申請書」を作成し、申請する(提出)
実施業務 本人が計画し、上長の承認を受けたもの
勤務場所 所定の作業環境を満たす場合において、社員の自宅、社員又は配偶者の実家や被介護者の居住地、単身赴任者についてはその帰郷地等、在宅勤務のエントリー時に会社に届け出た住所
実施日数 育児・介護等事由による場合は上限なし
その他の事由による場合は月に8日を上限
実施単位 1日単位を基本とする
※フレックス適用者は最低4時間勤務
※事業所勤務や出張等がある場合は、事業所等での勤務時間と在宅勤務時間を合わせて最低4時間勤務
分断勤務による時間単位での実施も可(時間単位でも1日としてカウント)
始終業時刻 午前5時から午後10時の範囲内で選択
原則として時間外労働 は不可
※フレックスタイムの場合は一日の標準労働時間を超える勤務
※時間外労働、深夜労働、休日労働を行う場合は、事前に上長の承認要
服務管理 作業開始時および終了時に電話やメール等の方法で上長に報告
作業環境 会社の貸与したPCもしくはマジックコネクトを利用する場合に限りBYOD-PCを使用(外部記憶媒体は不可)
業務遂行に必要な通信回線は社員が用意
作業場所は原則として独立した個室または作業スペース
経費等 通信費用の基本使用料、水道光熱費は本人負担
実施管理 【前日まで】上長と実施に付いて相談、勤務管理システムで予定を申請
【当日終了時】勤務管理システムで実績を申請

「誰が(who)」「いつ(when)」「どんな業務を(which)」「どこで(where)」「どんなツールを使い(what)」「どうやって管理する(how)」か、しっかりとルールを定めて、円滑なテレワーク導入を目指しましょう。

次回はテレワークのICT環境づくりについて、一緒に学んでいきましょう!



Vol.1 「テレワークを導入する前に知っておきたいポイント!」

Vol.2 「テレワークの導入方法① ゼロからわかる導入のコツ」

Vol.4 「初心者でもできる! テレワークのためのシステム環境づくり」