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COLUMNコラム

もっとわかりやすく!テレワークからはじめる働き方改革 Vol.4 初心者でもできる! テレワークのためのシステム環境づくり

テレワークのために必要な3つのシステム環境

Vol.1ではテレワークの基礎知識、Vol.2では導入前の準備、Vol.3ではルールづくりについてお伝えしてきました。今回は、実際にテレワークを進めるために、自社に適したICTツールとセキュリティ対策について考えていきましょう!
テレワークができるICT環境

テレワークの方法でシステムを選ぼう

社外にいながらにして職場にいるのと同じ業務をしようとしたとき、さまざまな方法がありますが、よく考えていただきたいポイントは導入のしやすさや使い勝手とセキュリティのバランスです。利用する対象者の範囲や業務内容、テレワークの形態によって、主に4つのシステム方式があります。
①リモートデスクトップ方式
オフィスに設置されたPCのデスクトップ環境を、テレワーク端末から遠隔で閲覧・操作するシステムです。オフィスで行っていた業務をそのままテレワーク環境でも継続して実施でき、保存したファイルはオフィスにある端末に保存されるので情報漏洩が起きにくい点がメリットです。専用のアプリケーションや専用機器(認証キーなど)を用意すればスタートできるため、導入コストも押さえられます。
①リモートデスクトップ方式
◆ NTTテクノクロスではMagicConnectを利用して安全で簡単なテレワークを実施しています。
②仮想デスクトップ方式
オフィスに設置されているサーバ上から提供される仮想デスクトップに、手元にある端末から遠隔でログインして利用するシステムです。①と同様、テレワーク端末には作業した内容は保存されません。オフィスに仮想デスクトップを管理するサーバを設置する必要などがあり、初期コストはかかりますが、セキュリティレベルの向上が期待できます。
②仮想デスクトップ方式
③クラウド型アプリ方式
インターネットからクラウドサーバ上にあるアプリケーションにアクセスし、作業を行うシステムです。アプリケーションの利用料以外、設備コストはほとんどかからないため安価で利用でき、どこからでもどんな端末でも同じ環境で作業ができます。その一方、クラウド上で作成したデータはクラウド上にも端末にも保存先を設定できるため徹底した情報管理が必要になります。
③クラウド型アプリ方式
④会社PCの持ち帰り方式
会社で使用しているPCを社外に持ち出し、主にVPN装置等を経由して社内システムにアクセスし、業務を行う方式です。PCに業務データの多くが格納された状態で社外へ持ち運びすることになるため、盗難や紛失、情報漏洩などのリスクが高く、セキュリティ確保のためのコストがかかります。
④会社PCの持ち帰り方式
まとめ
①~③のいずれかを用いて、テレワーク端末にデータ等の情報を保存しないで済むように運用する方式のことを「シンクライアント方式」と言います。一方④のように、オフィスに設置されたデスクトップのようにデータを使用端末に保存する方式のことを「リッチクライアント方式」と言います。

テレワークをもっと円滑にするお役立ちツール

テレワークを実施すると「チームメンバーとのコミュニケーションが不足している」「業務の進捗が確認できない」といったコミュニケーションや業務管理の課題も出てきます。こうした課題を解決するために、自社の課題に適したツールを複数組み合わせて、テレワークをさらに円滑に進めていきましょう。
(例)課題とその解決のためのツール
コミュニケーションの課題
グループチャット
チーム内での情報共有のスピードを上げ生産性を向上させます。
プライベートのチャットツールと異なり、ユーザー権限など管理機能が充実し、ログを各端末に残さず利用できるので安心です。
WEB会議
世界中どこにいても、カメラやマイクを使用して実際に目の前に相手がいるように打合せができます。
映像だけでなく音声や資料のやりとりもできるのでコミュニケーションが活性化します。
業務管理の課題
タスク管理
仕事を「見える化」することで、他のメンバーとの情報共有、部下の進捗管理を行い、チームの業務効率を向上させます。
◆ NTTテクノクロスでは以下のようなツールを利用し安全で円滑なテレワーク環境を整えています。
●グループチャット:TopicRoom(トピックルーム)
●タスク管理:FlatTask(フラットタスク)
●電話帳アプリ:ProgOffice Enterprise(プログオフィス エンタープライズ)

快適に、安全にテレワークを進めるために

第三者が立ち入る可能性がない場所で、従業員同士は直接やりとりをし、PCやインターネット回線もセキュリティ対策が万全に施されている。これが普段のオフィスでの業務環境です。テレワークは、いつでも、どこでも、オフィスにいるときと同じように業務が推進できることがメリットですが、情報セキュリティはオフィスでの業務以上に高い意識をもって対策をしていかなくてはいけません。
テレワークにおける脅威と脆弱性

セキュリティ管理はテレワークの生命線

テレワークを安全に進めるためには、(1)ルールによるセキュリティ対策(2)技術的なセキュリティ対策(3)物理的なセキュリティ対策が必要です。
テレワークに必要なセキュリティの考え方
(1)ルールによるセキュリティ対策
STEP1:セキュリティガイドラインの策定
組織として統一のとれた情報セキュリティに関する基本方針や行動指針となるセキュリティガイドラインを策定します。ガイドラインは企業理念や経営戦略、企業規模、保有する情報資産、業種・業態などを反映させた、いわば情報セキュリティに関する自社の考え方やモラルを表すものです。
STEP2:セキュリティルール・情報管理ルールの策定
オフィス以外の場所からの会社サーバへのアクセスやメールを送受信する際のルール、社内の紙媒体資料の持ち出しに関するルールなど、テレワーク時の行動に関するルールを作ります。テレワークマニュアルと捉えて、細かな項目まで設定しましょう。
STEP3:ガイドラインとルールの遵守・浸透
研修などを通じて従業員に理解してもらい、浸透させましょう。
(2)技術的なセキュリティ対策
①アクセスの管理・制限
PCやアプリケーションを利用する際に、利用者が従業員本人であることを認証すること(本人認証)や、あらかじめ登録されている端末からのみのアクセスを許可すること(端末認証)などがあります。システム管理者は、従業員に貸与しているPCなどの端末情報を一元的に管理すること(端末管理)も大切です。
②暗号による管理
万が一、PCやスマートフォンなどを紛失してしまったり、盗難に遭った場合でも、情報漏洩から会社を守るためにログイン認証だけでなくハードディスクや端末本体の暗号化をしておきましょう。また、USBメモリを使う場合は必ず暗号化機能がついたものを使用するほか、通信の暗号化・メールそのものの暗号化、添付ファイルの暗号化、ExcelやWordなどで作成したファイルの暗号化など、二重三重のセキュリティ対策が有効です。
③運用のセキュリティ
インターネットへの接続や外付けの記録媒体にアクセスする可能性がある限り、端末はウイルスに感染する恐れがあります。OSやソフトウェアは常に最新の状態にアップデートをし、ウイルス対策ソフトを導入するようにしましょう。また、常に正常な状態のファイル原本やデータをバックアップとして保管しておくことも大切です。緊急時にはそこから復元することにより、被害を軽減します。
④ネットワークのセキュリティ
外部から社内ネットワークにアクセスしたり、WEBページを見たり、メールを送受信する際は当然外部のインターネット回線を使います。このときにウイルス感染のほか、盗聴・不正アクセスなどの危険があります。安全に情報をやりとりするために、VPN回線に接続して暗号化通信をするなどの対策を必ず講じましょう。
VPN回線の概念図
(3)物理的なセキュリティ対策
PCやサーバ等のハードウェアの盗難等の損害を受けないように、執務エリアに鍵をかけるなど作業環境やPCの保管・管理方法をあらかじめ確認しておきましょう。
「情報資産」という言葉の通り、企業が管理する電子データや紙文書、情報システムなどはすべて財産です。情報セキュリティを考慮しないテレワークは、いわば大金の入った財布を無防備に持ち歩くようなもの。自分のそばから離さないこと、鍵を厳重にかけること、信用のできる場所で作業することなど、セキュリティ対策をしっかり行い、事故を未然に防ぎましょう。

4回にわたり、テレワーク導入のポイントをお伝えしてきました。

テレワークは長時間労働の是正や人手不足の解消など、昨今の企業が抱える課題を解決するだけでなく、BCP(事業継続計画)にも大切な枠組みです。総務省主導の今年のテレワークデイズにも、2020年に向けて多くの企業が参加しました。会社の将来を見据え、成長戦略のひとつとして、今日からテレワーク実施に向けて一歩踏み出しましょう!



Vol.1 「テレワークを導入する前に知っておきたいポイント!」

Vol.2 「テレワークの導入方法① ゼロからわかる導入のコツ」

Vol.3 「テレワークの導入方法② 導入担当者必見!社内ルールの作り方」